É cada dia maior o número de organizações que estão tomando ciência desta revolução positiva e dos relevantes benefícios que essa Solução traz para a operação.
A base é o fluxo de trabalho que deve refletir as regras do negócio; a execução automatizada de processos de negócio, durante a qual documentos, informações ou tarefas são transferidos automaticamente entre participantes do processo (atores), de acordo com um conjunto definido de regras (papéis), para alcançar um determinado objetivo de negócio.
“Hoje em dia, o diferencial é saber tirar proveito das diversas informações, para entender, atender e interagir melhor com o cliente e aprimorar os negócios”.
Os documentos que transitam pela execução, o fazem na forma digitalizada.
“Documentos representam inúmeras formas e conteúdo: desde papel e fax até eletrônicos (Office), correio eletrônico, aplicativos e conteúdo web”.
Com uma interface amigável (padrão Office) podemos gerenciar a execução das ações, bem como os seus executores, (pessoas ou sistemas) de forma automatizada.
Garante que cada parte seja executada no momento certo, com tempo controlado e pelo agente certo, conforme definido pelo desenho do processo e pelas regras de negócio.
“Tudo precisa ser disponibilizado instantaneamente em uma interface única, de fácil usabilidade e adaptada às necessidades do negócio, de forma a aumentar a produtividade e a eficiência operacional”.
Alguns benefícios decorrentes da automação de processos:
Maior eficiência dos processos
1. Virtualização do trabalho
Possibilidade de executar o trabalho independentemente de restrições físicas de tempo e local. Cooperação e execução em múltiplos ambientes: Intranet, Internet ou Extranet (Email, Web, Portal, Celular, Sistemas legados) – incluindo atores externos como clientes, parceiros e fornecedores.
2. Automação de atividades
Substituição de atividades burocráticas por rotinas do sistema conforme a definição do processo.
Maior agilidade operacional
1. Processo Eletrônico, tornando digitais todos os documentos do processo (formulários e etc.)
2. Eliminação de tempo entre as atividades - Em processo não-automatizados, normalmente, há um tempo alto na transferência de atividades entre um participante e outro.
• Sem ferramentas de automação, a coordenação das atividades de um processo é muito difícil. Diversos analistas julgam esse fator como responsável pela dificuldade em aumentar a produtividade nos ambientes de escritório.
• Com o uso do Cincom ECM, a coordenação entre as atividades é feita automaticamente:
ü Assim que “A” terminar sua tarefa, “B” receberá a atividade seguinte em sua lista de trabalho.
ü O tempo em que um processo fica “pendente” (sem que nenhum participante atue sobre ele) é monitorado e virtualmente eliminado.
Melhor monitoramento
O Cincom ECM controla os tempos de execução de atividades e executa ações pré-definidas, caso sejam ultrapassados.
Com o uso do Cincom ECM, todas as informações referentes à execução das instâncias de processo são automaticamente armazenadas e disponíveis para consulta:
· Assim, a qualquer momento, pode-se ver o status atual de uma determinada instância, ou consultar o seu histórico completo de execução.
· Esta rastreabilidade completa e automática é um dos grandes motivadores atuais de adoção da automação, principalmente para o atendimento de regulamentos tais como Sarbanes-Oxley e Basiléia ll, entre outros.
· Além disso, o acompanhamento da execução é realizado geralmente sobre o mesmo modelo definido pelo gestor do processo, que torna fácil e natural entender o status do processo.
Conformidade e integridade
• O Cincom ECM garante que:
ü O processo definido seja fielmente executado na prática
ü Regras de integridade sejam respeitadas
• Eliminação de violações do processo por esquecimento, desconhecimento, negligência e fraude
• Garantia de que nenhuma atividade deixe de ser realizada
• Garantia de que as condições para o término de uma atividade sejam cumpridas
• Garantia de que as regras e caminhos alternativos do processo sejam respeitadas
• Garantia de que as atividades sejam realizadas na ordem correta
• Além de fazer com que tudo ande mais rápido, com segurança e transparência.
A maioria das empresas não possui um processo totalmente integrado de captura e digitalização da documentação exigida em seus processos de negócio. Por esse motivo, a obtenção de cópias, manuseio, transporte, armazenagem e recuperação desses documentos é um momento crítico, responsável pelo maior impacto no atendimento das demandas internas e dos Clientes. Soluções de digitalização, workflow e gerenciamento de registros podem reduzir os custos dos procedimentos em 40%.
Há mais de 40 anos no mercado (primeira empresa de software independente do mundo); a Cincom comercializa softwares para o mundo inteiro.
Nosso compromisso é fornecer aplicativos comerciais abrangentes e responsivos, tendo por base inovadoras ferramentas de negócios, que são ingredientes essenciais para a liderança do mercado no século 21.
Gostaria de conversar com você sobre eventuais necessidades na área de Documentos e ECM. http://documentsolutions.cincom.com/
Estamos a disposição - www.cincom.com\ecm
CINCOM SYSTEMS
Fone: (11) 3097-5555
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