Mídias sociais causam mais danos a marcas que Procon

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Guia Prático da EFD PIS/COFINS

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Como lidar com as obrigatoriedades fiscais?

Software como Serviço (SaaS) é a saída para os desafios corporativos com as novas exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)

Por Edileuza Soares, da Computerworld

 

No que depender do governo federal, o Brasil entrará em 2011 na era fiscal digital.

 

O ano começa com novas exigências para ampliação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), estrada que está sendo construída no País para modernizar a forma de cumprimento das obrigações acessórias, substituindo toda a documentação fiscal em papel pelo formato eletrônico.

Com esse objetivo, foram estabelecidas novas obrigatoriedades. Na área de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), entra em vigor a segunda geração desse modelo, que promete maior integração com as outras bases de dados e vai cobrar das empresas uma melhor gestão das informações fiscais.

Além da segunda geração das notas fiscais, o governo inicia a entrega em formato digital das informações de Pis-Cofins, uma nova fase do Sped.

O primeiro grupo para atender à exigência, em 2011, abriga as companhias tributadas pelo lucro real.

No início de 2012, a regra passa a valer para todos os contribuintes.

 

Neste especial, a Computerworld elenca os principais desafios que as empresas enfrentarão com os novos requisitos e obrigatoriedades do Sped. E mostra que, passadas as fases de implementação, é necessário elaborar estratégias para tirar vantagem das informações geradas.

 

Depois de massificar o uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), tendo obrigado praticamente todos os segmentos da economia brasileira a adotarem esse formato em substituição à documentação em papel, o fisco preparou novas regras para 2011. Vem aí a NF-e de Segunda Geração (2G), indispensável ao aprimoramento da gestão dos sistemas fiscais.

 

“Vamos entrar em 2011 na era fiscal digital com o lançamento da NF-e de Segunda Geração, mais aperfeiçoada e orientada a eventos”, informa o coordenador técnico do Programa Nacional da NF-e, Álvaro Antônio da Silva Bahia. Segundo ele, a fase de correria das empresas em busca de soluções, preocupadas em apenas atender à norma, já passou. Agora, o foco será a melhoria dos sistemas de emissão dos arquivos e gerenciamento dos dados, que devem ser armazenados corretamente pelo prazo exigido pela legislação brasileira, que é de cinco anos e mais o exercício corrente.

O primeiro ciclo da NF-e foi concluído em dezembro do ano passado, quando quase todas as empresas, que operam legalmente no mercado, conseguiram se enquadrar nas novas regras. De acordo com as estimativas de Bahia, que também é coordenador técnico do Encontro Nacional de Coordenadores Tributários Estaduais (Encat), 95% das companhias alcançaram o cronograma de obrigatoriedade em 2010.

Pelas estatísticas do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, havia no início deste mês de fevereiro mais de 480 mil empresas de todos os portes, emitindo a NF-e. O total de notas autorizadas pelas Secretarias Estaduais de Fazenda (Sefaz) ultrapassa 2 bilhões.

 

Histórico

A NF-e começou a ser exigida ao primeiro grupo de contribuintes de pessoa jurídica em 01/04/2008. Entre os segmentos da economia mapeados pelo fisco federal para aderir ao formato eletrônico, restaram para 2011 apenas os órgãos públicos, as empresas de telecom, as gráficas e as editoras de jornais, revistas e livros. Essas empresas deveriam ter substituído as notas fiscais em papel pelo modelo digital em 2010, mas tiveram as datas prorrogadas para este ano.

 

Diferente do que acontece no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a emissão da NF-e é exigida por empresas grandes e pequenas, independentemente do seu faturamento. A regra é válida para a cadeia inteira dos segmentos de mercado. Por envolver todos os contribuintes, a exigência mudou a rotina das companhias, principalmente as menores, que não usam sistemas de gestão empresarial (ERP), nem mesmo contam com departamentos de TI para orientá-las nos projetos.

“Percebemos que na fase inicial, as empresas estiveram mais preocupadas em preparar seus sistemas para atender à obrigatoriedade e não colheram os benefícios da NF-e”, avalia Bahia. A 2G, que começa neste ano exige que as companhias fiquem mais atentas ao uso de suas ferramentas de gestão fiscal.

 

Nova fase

A segunda fase terá início em abril próximo, quando todas as organizações precisam migrar para a versão 2.0 do software emissor de NF-e, que envia os arquivos para validação pela Secretaria de Fazenda Estadual (Sefaz). Até o dia 01/04, todos devem estar com o programa instalado para gerar os documentos em novo formulário. 

A versão antiga (1.10) sairá do ar em 31/03. Os contribuintes que usam aplicativos próprios ou soluções de mercado devem se antecipar e não deixar a mudança para a última hora. O coordenador técnico do programa nacional da NF-e avisa que não haverá mais prorrogação da data, que inicialmente era 01/10/10 e foi transferida para este ano.

A NF-e 2.0 traz novo layout para facilitar o preenchimento dos dados e aumenta a qualidade das informações. Houve a inclusão de arquivos XML e de novas regras para disciplinar o ambiente de autorização da Sefaz e validação. As novas funcionalidades prometem reduzir o tempo de resposta do fisco. Os que utilizam o programa emissor gratuito do fisco já podem usar a versão atualizada, que está no ar há dois meses.

O software grátis do governo é mais voltado para as pequenas e médias empresas, que não têm condições de contratar uma solução de mercado. O aplicativo é indicado para emissão de pequenos volumes, com capacidade para gerar entre 400 a 500 NF-e por dia. A solução não oferece serviço de armazenamento dos arquivos, deixando essa responsabilidade para o contribuinte.

 

Cronograma para 2011

A NF-e de 2G contempla também outras novidades previstas para o segundo semestre de 2011. Essa nova fase adotará um modelo de informações estruturado, que permitirá o acompanhamento de todo o ciclo de vida do documento fiscal.

O ponto de partida para a implementação dessa infraestrutura é a incorporação da Carta de Correção Eletrônica (CCE), com testes previstos para junho e a entrada em operação no mês de julho. Além de permitir que as empresas corrijam erros da NF-e com mais facilidade e rapidez, Bahia afirma que a CCE passará a ser anexada aos documentos fiscais.

Essa base de informações será útil, principalmente, em casos de mercadorias roubadas, que terão suas NF-e com CCE e anexado o boletim de ocorrência registrado na delegacia de polícia. O controle impedirá que as empresas comprem produtos irregulares. A CEE vai se integrar com Conhecimento de Transporte (CT-e), que deverá se tornar obrigatório neste ano para documentar a prestação de serviço de transporte de cargas realizadas no Brasil pelos meios rodoviário, aéreo, ferroviário e outros.

Faz parte do projeto da NF-e de 2G o lançamento, no segundo semestre, do Cadastro Nacional de Emissores, com informações de todas as companhias que estão gerando o documento eletrônico, bem como a data em que foram enquadradas na obrigatoriedade. Essa base de dados ficará disponível para consulta.

Na agenda de 2011, estão ajustes na Sefaz Virtual de Contingência, para oferecer 100% de disponibilidade, quando o contribuinte for transferido para esse ambiente. Geralmente, a empresa é direcionada para esse serviço, quando não consegue emitir da NF-e pelo sistema convencional da Sefaz e precisa do documento fiscal com urgência para não impedir o seu processo de negócios.

Para 2012, a NF-e de 2G permitirá o cancelamento mais rápido das notas. Hoje, o prazo é de sete dias. O novo formato vai encurtar esse tempo para 24 horas. Somente poderão ser anuladas NF-e autorizadas pelo Fisco e que as mercadorias ainda não saíram.

 

Dificuldade das empresas

A nova estrutura para a NF-e de 2G, com maior integração entre as bases de dados, aumenta os desafios das empresas que precisam ficar mais atentas ao gerenciamento e à qualidade das informações transmitidas ao Fisco.

Investir em Inteligência Fiscal.

Atenção para os erros de informação, que podem gerar multas.

Passada a primeira fase de obrigatoriedade, o Fisco vai intensificar as fiscalizações.

Muitas pequenas e médias desconhecem a legislação e acham que basta mandar os arquivos para o Fisco para estar em conformidade com as regras da NF-e. Elas não se preocuparam com o armazenamento dos dados, que precisam ser guardados por seis anos. Inúmeras ficaram vulneráveis a riscos fiscais e podem ser penalizadas com multas.

Outras organizações até têm os dados armazenados, mas sem nenhum controle. “Os arquivos estão guardados em várias máquinas. Alguns vão ter dificuldade para buscar as informações das NF-e, emitidas em caso de uma fiscalização”.

Algumas acham que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) substitui a NF-e e deixam de cobrar os arquivos eletrônicos para fazer a conferência antecipada e o armazenamento.

 

Desafios para entrar na nova era fiscal

As companhias precisam fazer várias mudanças internamente para avançar para a NF-e de 2G, com adaptações não apenas da área TI, mas em outros departamentos, como fiscal, comercial, cobrança e logística. Veja a seguir os desafios que terão de ser vencidos em 2011.

O coordenador do programa nacional da NF-e, Álvaro Antônio da Silva Bahia, considera que as exigências trazem oportunidades para os negócios.

 

Fiscal: As informações prestadas pela NF-e, declarações complementares e Escrita Fiscal Digital devem ser precisas e consistentes. O fisco tem mecanismos para cruzar eletronicamente todas as operações de entradas e vendas da empresa. É possível validar todas as transações e o efetivo cumprimento das obrigações previstas na extensa legislação nacional, além de cada unidade federada. O técnico considera que a automação da recepção e a escrituração das NF-e recebidas são ainda mais benéficas para a redução de custos e melhora da qualidade das informações prestadas ao fisco.

 

Comercial: É fundamental o perfeito saneamento do cadastro de clientes e fornecedores.  Aquisições de mercadorias sem a validação da autenticidade do arquivo XML NF-e, via webservice ou pelo programa visualizador/validador gratuito do governo, pode causar sérios problemas, uma vez que a empresa pode receber produtos acompanhados de NF-e falsas. Atenção especial também deve ser dada às NF-e de fornecedores, emitidas em contingência sem o posterior envio do arquivo XML para o fisco no prazo de até 30 dias, após a data de processamento do documento. Depois desse prazo, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), mesmo emitido em Formulário de Segurança, torna-se inválido se estiver associado a uma NF-e constante na base de dados do fisco, conforme previsto na legislação.

 

Logística:A inclusão dos campos “número do pedido” e “número do item do pedido” na versão 2.0 do arquivo XML da NF-e permitirá às empresas muitos ganhos nos seus processos de recebimento de mercadorias e logística, segundo Bahia. As companhias devem procurar, o quanto antes, seus fornecedores e clientes para discutir o alinhamento do processo já existente ou iniciar a discussão de um modelo de integração B2B.

 

Cobrança: Os usuários da NF-e têm à disposição um webservice para validação online da situação cadastral dos seus clientes na Sefaz (habilitação da Inscrição Estadual). O serviço que funciona interligado ao uso do número da duplicata no arquivo XML da NF-e permitirá uma melhor integração da área de cobrança da empresas com instituições financeiras, abrindo novas oportunidades de relacionamentos e negócios.

 

NF-e por meio do SaaS

Uma alternativa que tem sido buscada pelas pequenas e médias empresas (PMES) para processar a NF-e é a de software como serviço (SaaS). Apesar de ter um departamento de TI, buscar um provedor no mercado para cuidar da NF-e, e então não se preocupar com o armazenamento dos dados. Fazer uma análise de custos e constatar que se justifica ou não investir em servidor para rodar essa aplicação dentro de casa.

Montar uma estrutura para manter essa aplicação estável.

Fazer backup dos arquivos que necessitam ser guardados de acordo com a legislação brasileira. A NF-e exige armazenamento por muitos anos.

Considerar que não precisará mais de espaço físico para guardar os documentos em papel.

 

Calendário do Sped e NF-e para 2011

01/04: Todos que emitem a NF-e precisam migrar para a versão 2.0; Exigência da NF-e nas vendas para órgãos públicos e nas operações internas praticadas pelos Estados do AC, AL, BA, CE, ES, GO, MS, MG, PB, PE, PI, RN, RO, SC, SE, TO e DF.

01/07: As demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real; Exigência da NF-e para empresas que atuam na área de edição de jornais, revistas e livros;Carta de Correção Eletrônica.

 

Novidades para o segundo semestre

• Nota Fiscal de 2a geração

• Cadastro Nacional Emissor

• Obrigatoriedade do Conhecimento de Transporte

• Entrada em operação da Sefaz Virtual de Contingência

 

http://computerworld.uol.com.br/gestao/2011/03/11/brasil-na-era-fis...

Contagem regressiva para adoção da versão 2.0 da Nota Fiscal Eletrônica

Os avanços no campo da tecnologia estão sendo empregados, principalmente, pela administração tributária para que a fiscalização torne-se cada vez mais eficiente. A tendência é que as obrigações acessórias, a que os contribuintes estão sujeitos, deixem o papel no passado e tenham validade apenas na forma digital. É o que se apresenta com o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, do qual a Nota Fiscal Eletrônica - NF-e faz parte.

 

A Nota Fiscal eletrônica – NF-e é um modelo de documento fiscal, de existência apenas digital cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital, que passou a ser utilizado, inicialmente, em 1º de abril de 2008, por contribuintes dos setores de fumo e combustíveis. Os demais contribuintes foram sendo incluídos na obrigatoriedade de utilização desse documento de acordo com um cronograma estabelecido pelo Fisco, que considerou, em regra, a atividade desenvolvida pelo contribuinte. Exceção a essa regra, ocorre com a obrigatoriedade de utilização da NF-e, desde dezembro de 2010, em grande parte dos Estados, nas operações destinadas (i) à Administração Pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; (ii) a destinatário localizado em unidade da Federação diferente daquela do emitente; (iii) de comércio exterior, e, portanto, podendo alcançar todos os contribuintes, independentemente de sua atividade.

 

A NF-e, desde sua instituição, vem sendo aperfeiçoada. Seja no tocante a correção de erros apontados com a sua utilização, seja com o aperfeiçoamento relativo ao próprio sistema. As alterações decorrentes desse aperfeiçoamento demandam ações também por parte dos contribuintes, que utilizam sistemas próprios para a geração do arquivo digital, de forma a atender às novas exigências. Para tanto é concedido um prazo para adaptação.

 

A última alteração promovida nas especificações técnicas da NF-e, no que se refere ao leiaute, às regras de validação e à comunicação entre contribuinte e Fisco, se deu por meio do Ato COTEPE/ICMS CONFAZ nº 49/2009, que trouxe a chamada versão 2.0 da NF-e ou NF-e da segunda geração. Foi dado ao contribuinte mais de 2 anos para se adaptar a essa versão. Prazo que será encerrado em 31.12.2011 e, de acordo com a própria administração tributária, não será mais prorrogado. Portanto, todos os contribuintes obrigados à emissão da NF-e, a partir de 1º.04.2011 deverão gerar o arquivo digital observando as novas determinações (versão 2.0), uma vez que não serão mais autorizadas NF-e com a versão anterior. Isso significa que o contribuinte que não estiver pronto para atender essas exigências terá problemas para realizar suas operações.

 

www.fiscosoft.com.br

 

http://www.resellerweb.com.br/voce_informa/interna.asp?cod=19673

SPED - Programa digital acelera processo de arrecadação do PIS e COFINS

Com o novo programa, o registro dos dois tributos mencionados será inteiramente eletrônico, eliminando assim o uso e o gasto de papel durante o processo de arrecadação.

 

A versão definitiva do Programa Validador e Assinador – PVA – da Escrituração Fiscal Digital do PIS (Programa de Integração Social) e da Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) deve ser liberada pela Receita Federal ainda este mês. Com o novo programa, o registro dos dois tributos mencionados será inteiramente eletrônico, eliminando assim o uso e o gasto de papel durante o processo de arrecadação.

De acordo com informações divulgadas pelo site da Fenacon - Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis – o processo de escrituração digital para o PIS e a COFINS, segue o exemplo do que foi feito com o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

 

Expectativas

Atualmente, cerca de oito mil empresas estão cadastradas no PIS. As expectativas para 2012 é que aproximadamente 170 mil corporações estejam cadastradas. Já para o ano de 2013, o governo prevê um número de quase um milhão de cadastros.

O contador Gilmar Rissardi, da Bilanz Gestão Contábil, explica que os contribuintes do PIS são as pessoas jurídicas de direito privado e as que são equiparadas pela lei do imposto de renda. Empresas que prestam serviços, empresas públicas e sociedades de economia mista e subsidiárias, também se enquadram. “Sem dúvida o novo programa representa mais uma modernização da Receita, que está cada dia mais eficiente. Com o programa digital o processo será ainda mais ágil e, com isso, será mais fácil realizar o acompanhamento fiscal, tão importante para o sucesso do processo de arrecadação”, comenta.

A Escrituração Fiscal Digital é direcionada, num primeiro momento, a empresas submetidas ao Acompanhamento Econômico-Tributário Diferenciado com base no lucro real e, também, com base no lucro presumido ou arbitrado. O processo vai modernizar e aprimorar o acompanhamento fiscal em cumprimento à Instrução Normativa RFB nº 1052, publicada em julho de 2010

 

Vantagens

As vantagens de fazer a escritura digital do PIS e da COFINS são muitas, tanto para os contribuintes como para o governo. Uma das maiores vantagens é a economia com impressão, papel, envio e armazenamento de documentos.

Com a modernização do processo a sociedade em geral também sai ganhando. O novo programa é uma forma de promover o e-commerce e incentivar o uso de novas tecnologias, padronizando o relacionamento eletrônico de muitas empresas. Outra grande vantagem são as oportunidades de negócios e empregos relacionados à prestação de serviços da Nota Fiscal Eletrônica.

 

Fonte: Paranashop

 

http://www.contadores.cnt.br/portal/noticia.php?id=21032&Cat=1&...

Intimação eletrônica vai agilizar a cobrança de débitos declarados na DCTF

A Receita Federal começou intimar, esta semana , cerca de 440 mil empresas que possuem saldos devedores declarados na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), perfazendo um montante exigido de R$ 6 bilhões.

A DCTF é uma declaração que é entregue até o 15º dia útil do segundo mês subseqüente aos fatos geradores. Neste documento são informados os tributos pagos, parcelados e se a pessoa jurídica tem saldo a pagar. O total de empresas obrigadas a apresentar a DCTF é de 1,6 milhão.

A cobrança deste débito demorava de sete a oito meses, agora com a notificação eletrônica o débito vai ser cobrado no mês seguinte ao da entrega da declaração. As mudanças no procedimento de cobrança foram anunciadas hoje (17), pelo Subsecretário  de Arrecadação,Cobrança e Atendimento, Carlos Roberto Occaso, em entrevista coletiva.

Trata-se do resultado do trabalho, iniciado em 2010, de aperfeiçoamento dos procedimentos de auditoria interna, visando agilizar e simplificar os métodos de cobrança.

 

Com a significativa redução de tempo entre a transmissão da declaração pelo contribuinte, com o processamento das informações e o envio sistemático dos avisos de cobrança, espera-se um acréscimo de R$280 milhões mensais na arrecadação.

 

Neste primeiro lote, serão cobrados débitos declarados nas DCTF transmitidas nos últimos seis meses, cujo saldo devedor ainda não foi regularizado.  

Novidades na cobrança

As intimações serão enviadas para a caixa postal eletrônica que as empresas possuem no ambiente do e-CAC (atendimento virtual) no sítio da Receita na internet, onde poderão ser consultados os débitos e gerados os DARF, com os devidos acréscimos moratórios, para pagamento.

 

 O contribuinte que receber a intimação terá o prazo de 30 dias para regularizar a situação, evitando-se, assim, que os débitos sejam enviados para inscrição em Dívida Ativa da União e para o Cadin.

 

Este serviço virtual é acessível para as empresas que optarem pelo domicílio tributário eletrônico. O prazo das intimações recebidas por este ambiente começa a contar 15 dias depois do enviou da mensagem para a caixa eletrônica. Para saber se a intimação chegou na caixa o contribuinte pode cadastrar até 3 números de telefones celulares.

 

Fonte: Receita Federal do Brasil em http://www.receita.fazenda.gov.br/AutomaticoSRFsinot/2011/03/17/201...

Ponto Eletrônico - Empresas podem celebrar Acordos Coletivos de Trabalho para utilização de ponto eletrônico

Empresas podem celebrar Acordos Coletivos de Trabalho para utilização de ponto eletrônico     Por meio dos acordos, empresas poderão utilizar sistemas alternativos para controle de jornada. Possibilidade é prevista pela portaria nº 373. O prazo para as empresas se adaptarem a nova regulamentação será 1º de setembro.   O Diário Oficial da União (DOU) do dia 28/02/2011 trouxe a publicação da Portaria nº 373, que explica sobre a possibilidade de adoção de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho pelos empregadores. Em seu artigo 1º, a Portaria explica que deve haver autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho para a utilização destes sistemas.        O prazo para as empresas se adaptarem a nova regulamentação (previsto na Portaria  n º 1.510) passou de 1º de março para 1º de setembro deste ano. Nenhuma empresa é obrigada a utilizar o ponto eletrônico, podendo optar também pelo registro manual ou mecânico. Segundo a Portaria nº 373, os sistemas alternativos não devem admitir restrições à marcação do ponto, marcação automática, exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada e a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado. Para fins de f iscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão estar disponíveis no local de trabalho, permitir a identificação de empregador e empregado, e possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônic a e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado. Conforme o Ministro do Trabalho e Emprego, Carlos Lupi, a nova portaria atende a pedidos feitos pelas centrais sindicais, trabalhadores e empresas. "Não queremos radicalizar com a portaria nº 1.510. Por isso, atendemos ao pedido das centrais e das empresas possibilitando que fossem adotados os acordos ou convenções coletivas, que só são feitos com o consentimento de ambas as partes", explica. De acordo com a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), cerca de 700 mil empresas em todo Brasil utilizam o sistema de ponto eletrônico. "Fizemos uma medição e vimos que menos da metade das empresas que utilizam o ponto eletrônico compraram o novo equipamento. A nova portaria não irá prejudicar essas empresas, só ampliar as possibilidades de negociação", ressalta o ministro. Portaria nº 1.510 - A Portaria nº 1. 510, que disciplina o uso do Ponto Eletrônico e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), continua em vigor. Composto por 31 artigos, o documento enumera itens importantes que trazem eficiênci a, confiança e segurança ao empregador e ao trabalhador. Com o novo equipamento de ponto eletrônico, previsto na Portaria nº 1.510, os trabalhadores terão um comprovante impresso toda vez que houver registro de entrada e saída, possibilitando, desta forma, maior controle do trabalhador no final do mês sobre suas horas trabalhadas. O sistema também garante mais segurança no registro das informações, com sua inviolabilidade baseada em múltiplas garantias, como cadastro e certificação.     Fonte: www.mte.gov.br Estes textos não substituem as publicações no Diário Oficial da União.